Cześć,

Przesyłam mocno opóźnioną notatkę z ostatniego spotorga, który odbył się 10 września 2024 w siedzibie HS-u (jedna osoba dodzwoniła się zdalnie).

Osoby obecne na spotkaniu: - kasesag (współorganizator) - kpc (współorganizator) - SP7Q - Polimerek - Aleksy - Piotr P. - pmysl - kotlovecrafta - zdalnie: kujaw

Pierwszym poruszonym tematem były profile HS-u w mediach społecznościowych. Podniesiony został problem niedodawania tekstów alternatywnych do zdjęć podczas publikowania treści na Mastodonie, co jest na tej platformie postrzegane jako istotne i stanowi pewien standard. Została podjęta decyzja o tym, że tekst alternatywny będzie dodawany. Ponadto podniesiony został temat nieodpowiadania na komentarze na Mastodonie – większe zaangażowanie na platformie pomogłoby bardziej rozpromować HS. Okazało się, że osoba opiekująca się profilem na Mastodonie nie otrzymała powiadomienia (została jej udzielona pomoc w kwestii tego, jak skonfigurować profil tak, by je dostawała), a ponadto jest jedynym członkiem społeczności opiekującym się tym profilem, więc nie bardzo ma czas na to, by aż tak mocno się w to angażować i odpowiadać na każdy komentarz. Inna obecna na spotkaniu osoba zwróciła uwagę na to, że od pojedynczej osoby, która i tak robi co w jej mocy i poświęca swój wolny czas, trudno oczekiwać aż tak dużego zaangażowania w opiekę nad profilami.

W dalszej kolejności dyskutowaliśmy na temat tego, w jaki sposób ludzie dowiadują się o HS-ie, ze szczególnym uwzględnieniem platform takich, jak Facebook i Mastodon. Inne kanały, na jakie zwrócono uwagę (przez które niektóre obecne osoby trafiły do HS-u), to Reddit (subreddit r/lodz) i "poczta pantoflowa". Rozważaliśmy, która z platform społecznościowych: Facebook czy Mastodon jest dla nas ważniejsza. Doszliśmy do wniosku, że istnieją dwie kategorie ludzi, do których Spejs powinien trafiać z marketingiem: hakerzy (w znaczeniu osób o typowych dla członków hackerspace'ów zainteresowaniach) – by przychodzili do HS-u i potencjalnie zostawali członkami – oraz zwykli ludzie – by dowiadywali się o tym, że coś takiego, jak HS istnieje i robi fajne rzeczy, generalnie, by budować rozpoznawalność w szeroko pojętym społeczeństwie.

Jeśli chodzi o marketing, podnieśliśmy też kwestię tego, na ile jest on istotny. Z jednej strony nie jest to najbardziej palący problem, nie jesteśmy na granicy bankructwa i ogólnie rzecz biorąc udaje nam się utrzymać płynność, co jakiś czas pojawiają się nowe osoby. Z drugiej strony jednak dodatkowe pieniądze zawsze możemy w jakiś pożyteczny sposób wykorzystać, mamy przestrzeń, a budowanie rozpoznawalności może nam pomóc w przyszłych kontaktach np. z urzędami. Podniesiono też problem braku materiałów, na bazie których można by tworzyć wpisy w mediach społecznościowych. Zasugerowano pisanie, w naszych wewnętrznych kanałach komunikacji, o tym, co się w spejsie na bieżąco robi, tak aby osoby opiekujące się społecznościówkami mogły z tego skorzystać.

Kolejnym omówionym tematem była Noc Muzeów. Zwrócono uwagę na to, że w organizację ostatniej Nocy angażowała się praktycznie tylko jedna osoba. Zwrócono także uwagę na to, że fajnie wcześniej, nawet już teraz, pomyśleć o tym, co by się chciało w ramach przyszłej Nocy zrobić, bo ostatnio rzeczy były organizowane na ostatnią chwilę. Zwrócono uwagę na to, że wydarzenia w ramach Nocy Muzeów powinny mieć raczej formę oprowadzania, wspólnych gier i zabaw itp., a nie wykładów, tak jak my to ostatnio robiliśmy. Poruszoną kwestią był też brak centralnej koordynacji Nocy Muzeów na terenie Łodzi. Miasto nie chciało informować na swojej stronie internetowej o wydarzeniach innych, niż miejskie, inna organizacja zbierała akcje różnych NGO.

Następnym tematem było zaplanowanie spotkania na temat grantów. Był to pomysł jednego z naszych członków, który jednak potem się do tego zniechęcił. Idea jest taka, by przed początkiem nowego roku zorganizować grupę 2-3 osób, które tych grantów poszukają i potencjalnie wymyślą, jak Spejs mógłby z nich skorzystać. Istotną kwestią jest to, że jak już się na skorzystanie z grantu zdecydujemy, to odpowiednie wydarzenie czy działania będziemy musieli koniecznie zorganizować, nie będzie się można wycofać. Zaplanowaliśmy termin spotkania na 8 października, spotkanie jednak się nie odbyło, po części z mojej winy (brak notatki ze spotorga = brak terminu).

Kolejnym tematem była propozycja Zarządu, by w miejsce gazowanego_smalca, który zrezygnował z pełnienia funkcji w zarządzie Spejsu, dokooptować dodatkową, chętną osobę, co mogłoby być próbnym podejściem do działalności w zarządzie i potencjalnie zachęcić taką osobę do kandydowania do Zarządu na zebraniu walnym w grudniu. Przedstawiono kwestię tego, czym członkowie zarządu się zajmują – głównie jest to gaszenie społecznych "pożarów" (sytuacji konfliktowych w społeczności), jest to też pewna odpowiedzialność finansowa, tzn. jeśli ktoś zadłuży stowarzyszenie, dług jest ściągany z członków zarządu (ryzyko takiej sytuacji jest jednak bardzo niskie, bo do takiej sytuacji też musiałby doprowadzić zarząd, a zapisy statutu nas dosyć mocno przed tym zabezpieczają).

Następnym omawianym problemem było pytanie o zgodę przy robieniu zdjęć i nagrywaniu filmów w Spejsie, w nawiązaniu do niedawnej afery o tę kwestię (opublikowano filmik bez pytania o zgodę widocznych na nim osób – po krótkim czasie, z uwagi na niezadowolenie tym spowodowane, został on zdjęty i miała miejsce dyskusja na forum: https://forum.hs-ldz.pl/t/rejestrowanie-aktywnosci-spejsu-na-uzytek-marketin...). W ankiecie na forum wygrała opcja, zgodnie z którą robić zdjęcia i kręcić filmy w Spejsie można, ale należy spytać obecne osoby, czy chcą być widoczne, tak by mogły się usunąć z kadru. Podniesiono kwestię tego, że można by było na filmikach pokazywać raczej wykonywane czynności, a nie twarze osób, które ich dokonują, jednak zauważono też, że dominująca część aktywności w HS-ie to jest różnego rodzaju socjalizacja. Ostatecznie uznaliśmy, że zostajemy z decyzją wynikającą z ankiety na forum, chociaż nie jest to rozwiązanie, z którego wszyscy są zadowoleni.

Kolejną omówioną kwestią były spotkania sprzątalnicze, na które często przychodzą tylko pojedyncze osoby, co utrudnia efektywne wysprzątanie przestrzeni (z uwagi na jej rozmiar warto sprzątać w kilka osób, sprzątanie w pojedynkę jest długotrwałe i nużące). Padła propozycja powiązania sprzątania ze spotkaniami organizacyjnymi, jednak doszliśmy do wniosku, że to nie wypali, bo i sprzątanie, i kwestie organizacyjne zabierają dużo czasu. Zwrócono uwagę na to, że monitory stojące na głównym stole są pewną uciążliwością (zasłaniają innych ludzi) i powinno się je sprzątać. Doszliśmy do wniosku, że termin "spotkania sprzątalniczego" (pierwszy czwartek miesiąca) to powinien być nie tyle termin faktycznego spotkania, co przypominajka, że fajnie by było posprzątać Spejs, przychodząc w dowolnej godzinie tego dnia. Padła propozycja zrobienia checklisty rzeczy, które w trakcie takiego regularnego sprzątania powinno się zrobić (np. wynieść śmieci, odkurzyć podłogę, umyć toaletę itp.). Padła też propozycja, by taka lista była uzupełniona zdjęciami tego, jak powinny wyglądać posprzątane rzeczy. Zwrócono też uwagę na to, że jeśli ktoś zostawia w potencjalnie przeszkadzającym miejscu jakiś projekt, powinien on zostać opatrzony odpowiednią informacją – inaczej ma on prawo wylądować w Vortex of Doom.

Podniesiony został temat tego, że fajnie, by w spejsie znajdował się ogólnodostępny komputer przeznaczony do ogólnego użytku, który generalnie będzie działał. Odbyła się dyskusja na temat parametrów technicznych, jakie taki komputer powinien spełniać, by móc go uznać za "generalnie działający". Podniesiono także kwestię tego, że powinniśmy mieć w HS-ie – na stronie internetowej i też w siedzibie w widocznych miejscach – instrukcję "onboardingu" dla nowych członków. Z drugiej strony – nowa osoba w spejsie powinna mieć zawsze osobę wprowadzającą, która jej pokaże, jak działają rzeczy i co robić, a czego nie.

Ostatnią związaną z porządkiem kwestią była migracja przedmiotów na terenie Spejsu – tak, że przedmiotów, które znajdowały się w znanych lokalizacjach, nie można potem znaleźć. Zwrócono uwagę na to, że o ile chęć ulepszenia HS-u poprzez znalezienie lepszych, bardziej optymalnych miejsc dla poszczególnych narzędzi, części i innych przedmiotów jest jak najbardziej mile widziana, o takiej zmianie lokalizacji należy zawsze poinformować społeczność. Zaproponowano pewne rozwiązania, które mogłyby pomóc ograniczyć ten problem. Jednym z nich jest przypisanie do każdej rzeczy opiekuna, który by za nią odpowiadał i pilnował, by zawsze znajdowała się tam, gdzie powinna. Drugie rozwiązanie to system oznaczeń kolorystycznych, np. narzędzie oznaczone kolorem żółtym przynależy do miejsca oznaczonego kolorem żółtym.

Kolejny temat, jaki omówiliśmy, to forma powiadamiania o spotkaniach organizacyjnych oraz forma ich organizacji. Dotąd przyjmowaliśmy politykę nie wrzucania spotorgów na Meetupa. Na spotkaniu zgodziliśmy się to zmienić – wygodnie jest mieć jeden centralny punkt, z którego będziemy czerpać wiedzę o wszystkich wydarzeniach, a to, że osoby z zewnątrz dowiedzą się o spotkaniu organizacyjnym, żadnej krzywdy nie spowoduje. Jeśli ktoś z zewnątrz przyjdzie na spotorg, też nic się nie stanie, nie omawiamy tam rzeczy niejawnych.

Kolejnym tematem były HS-owe wyjazdy. Na 21 września planowaliśmy wyjazd do HS Poznań, gdzie planowały jechać dwie osoby i chcieliśmy zachęcić kolejne do wyjazdu. Ostatecznie wyjazd się nie odbył z uwagi na to, że żaden dodatkowy chętny się nie zgłosił, a spośród dwóch osób, które miały jechać, jedna się rozchorowała. Na spotkaniu padł także głos, że lepiej pojechać do HS-u, który już istnieje, i zaproponowano HS Wrocław – tutaj znalazło się wielu chętnych na wyjazd.

Kolejnym omówionym tematem było stworzenie boarda z zadaniami w stylu "Kanban board". Podniesiono kwestię tego, że w HS-ie mamy już Trello, które jednak jest od dawna nieużywane, nikt z niego nie korzysta i są tam bardzo nieaktualne rzeczy – mimo niedawnych prób rozpromowania go przez wywieszone w Spejsie kartki. Podniesiono kwestię tego, że Trello nie jest objęte SSO i że jest zbyt skomplikowane, jedna osoba ma też do Trello uraz psychiczny. Zaproponowano dwie platformy "onprem", z których moglibyśmy skorzystać: Kanboard i Wekan. Podniesiono obawę, że taki serwis będzie wymagał opieki, by miał sens – ale ewentualnie można go przeglądać na spotorgach.

Następną omówioną sprawą były warsztaty z lutowania, które planuje SP7Q – przy ich organizacji będzie potrzebował wsparcia. Jedna z osób zadeklarowała pomoc.

Ostatnim omówionym tematem było ujednolicenie logo HS-u – bo dotąd posługiwaliśmy się dwoma, roboczo w trakcie spotkania nazwanymi "kwadracianym" i "łódkowym". Podniesiono kwestię tego, że oba loga prezentują się różnie dobrze w różnych kontekstach. Z drugiej strony jednak powinniśmy się trzymać jednego, by zachować spójność i markę – i co do tego byliśmy w dużej mierze zgodni. Jeśli chodzi o logo "łódkowe", ma ono pewne mankamenty – brakuje wersji monochromatycznej, jest mocno asymetryczne i słabo wygląda w symetrycznych miejscach, a poza tym jest mało czytelne w małej skali i trudno je wkomponować. Zdecydowaliśmy, że przedyskutujemy tę kwestię jeszcze na forum, choć roboczo ustaliliśmy, że będziemy się trzymać logo "łódkowego", a "kwadraciane" będzie używane tylko w wyjątkowych przypadkach, gdy "łódkowe" stwarza problemy. Po pewnym czasie od spotkania logo "kwadraciane" zostało w kanałach internetowych (forum, wiki, czaty Matrix/Telegram) wymienione na logo "łódkowe".

Główne wnioski i decyzje wynikłe ze spotkania:

– będziemy dodawać teksty alternatywne na Mastodonie – prosi się o informowanie o tym, co się dzieje w Spejsie, najlepiej dołączając zdjęcia (ale nawet, jeśli nie ma zdjęć, to też), tak by był materiał do zamieszczania w mediach społecznościowych – tematem kolejnej Nocy Muzeów musimy zająć się odpowiednio zawczasu – zorganizujemy przed Nowym Rokiem spotkanie nt. grantów – przed zrobieniem zdjęcia lub nakręceniem filmu w HS-ie ostrzegamy i prosimy osoby, które nie chcą na nim być o usunięcie się z kadru – termin "sprzątania" na Meetupie będzie traktowany jako przypominajka, a nie jako termin faktycznego spotkania – zorganizujemy działający ogólnodostępny komputer – od spotkania pojawiły się takie w Spejsie aż trzy (dwa w głównym pomieszczeniu: przy stanowisku elektronicznym i przy radiowym – i jeden w Narnii) – prosi się o informowanie społeczności, gdy zmieniamy lokalizację rzeczy w Spejsie – spotorgi będziemy dodawać jako wydarzenia na Meetupie – postawimy Kanban boarda na infrastrukturze HS-u – staramy się trzymać logo "łódkowego", choć temat jest jeszcze do dyskusji

Zachęcam do dodawania tematów na kolejny spotorg: https://pad.hs-ldz.pl/spotorg

Jeśli ktoś ma zastrzeżenia do notatki, z czymś się nie zgadza, mam prośbę o wysłanie sprostowania na listę.